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Tanja Kaier

• Die Spar Österreichische Warenhandels AG ist ein privat geführtes österreichisches Handelsunternehmen mit dem Hauptsitz in Salzburg. Dazu gibt es in Österreich sechs weitere Zweigniederlassungen, die für den Lebensmittelhandel im Inland verantwortlich sind. Der Zweigniederlassung in Graz unterstehen 124 Eigenfilialen und 30 selbständige UnternehmerInnen, die als Sparmärkte auftreten und ihre Buchhaltung an den Konzern ausgelagert haben. In den letzten Jahren standen einige dieser selbständigen UnternehmerInnen, auch rote SystempartnerInnen genannt, vor der Insolvenz oder konnten die geplanten Ergebnisziele am Jahresende nicht erreichen. Aus diesem Grund möchte der Kooperationspartner die betriebswirtschaftlichen Ergebnisauswertungen forcieren. Da das aktuelle Jahresabschlussanalysetool bereits vor 20 Jahren erstellt wurde und es lediglich sieben Kennzahlen beinhaltet, soll dieses optimiert werden. Darüber hinaus sollen auch aktuelle Sollwerte für die Kennzahlen ermittelt werden. Dazu wurde die aktuelle Vorgehensweise und die Inhalte des Tools kritisch betrachtet. Mit Hilfe der darauf gewonnen Verbesserungspotenziale und den Grundlagen aus der Fachliteratur wurde ein Konzept für ein verbessertes Jahresabschlussanalysetool erarbeitet. Dabei wurden die Dateneingabe, die Strukturbilanz und das Kennzahlensystem überarbeitet. Die Dateneingabe wird an die gesetzlichen Gliederungen von Bilanz und GuV angepasst, der Strukturabschluss wird komprimiert und das Kennzahlensystem wird auf zwanzig Kennzahlen inklusive berechneter und plausibilisierter Sollwerte erweitert. Weiters soll die unterjährige Wirtschaftlichkeitskontrolle, die derzeit in Form eines monatlichen Soll/Ist-Vergleiches durchgeführt wird, um die Betrachtung spezifischer Kennzahlen, sowie der Entwicklung des Eigenkapitals, der Investitionen und der Finanzierungen erweitert werden. Die Erkenntnisse zur Erweiterung der unterjährigen Erfolgskontrolle wurden mittels eines qualitativen Interviews mit der Abteilungsleiterin für Rechnungswesen und Controlling, dessen Auswertung an die Methode nach Mayring angelehnt ist, gewonnen. Für die unterjährige Betrachtung spezifischer Kennzahlen wurde ein Reporting-Prozess inklusive einer Zeitleiste konzipiert, der jeweils zu Quartalsende beginnt. Die halbjährliche Entwicklung des Eigenkapitals wird auf Grundlage der Eigenkapitalwerte aus dem Vorjahr und des Soll/Ist-Vergleiches zum Halbjahr berechnet. Die Investitionen und Finanzierungen werden halbjährliche in Form einer direkten Cashflowberechnung ermittelt. Werden diese Konzepte beim Kooperationspartner umgesetzt und in weiterer Folge korrekt und zeitgerecht angewendet, können negative Entwicklung frühzeitig erkannt und mit adäquaten Maßnahmen zur Gegensteuerung vermieden werden. Die neu konzipierten Tools sollten für einen effizienteren Einsatz als eigene Applikation mit eigener Datenbank programmiert werden, wobei auch eine automatisierte Einspielung der Jahresabschlüsse angedacht werden kann. Weiters können die Tools bei Bedarf zukünftig um zusätzliche Rechtsformen, wie die Kommanditgesellschaft oder den Verein erweitert werden.
• Spar Österreichische Warenhandels AG is a privately held Austrian trading company with its headquarters in Salzburg. In addition, there are six other branches in Austria, which are responsible for the food trade in Austria. The branch office in Graz is responsible for 124 company-owned stores and 30 independent entrepreneurs who operate as supermarkets and have outsourced their accounting to the group. In recent years, some of these independent entrepreneurs, also known as red system partners, have faced insolvency or were unable to achieve the planned profit targets at the end of the year. For this reason, the cooperation partner would like to push the business result analyses. Since the current annual financial statement analysis tool was created 20 years ago and it only contains seven key figures, it is to be optimized. In addition, current target values for the key figures are to be determined. For this purpose, the current procedure and the contents of the tool were critically examined. With the help of the improvement potentials gained thereon and the basics from the technical literature, a concept for an improved annual financial statement analysis tool was developed. The data input, the structural balance sheet and the key figure system were revised. The data input will be adapted to the legal structure of the balance sheet and income statement, the structural balance sheet will be compressed and the key figure system will be expanded to twenty key figures including calculated and plausible target values. Furthermore, the performance monitoring during the year, which is currently carried out in the form of a monthly target/actual comparison, is to be expanded to include the examination of specific key figures, as well as the development of equity, investments and financing. The findings for the expansion of the performance review during the year were obtained by means of a qualitative interview with the head of the accounting and controlling department, the evaluation of which was based on Mayring's method. A reporting process, including a timeline, was designed for the analysis of specific key figures during the year, starting at the end of each quarter. The half-yearly development of equity is calculated on the basis of the equity values from the previous year and the target/actual comparison at the half-year. Investments and financing are calculated semiannually in the form of a direct cash flow calculation. If these concepts are implemented at the cooperation partner and subsequently applied correctly and on time, negative developments can be identified at an early stage and avoided with adequate countermeasures. The newly designed tools should be programmed as a separate application with its own database for more efficient use, whereby an automated import of the annual financial statements can also be considered. Furthermore, the tools can be expanded in the future to include additional legal forms, such as limited partnerships or associations.