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Sabine Gruber

• Aufgrund zunehmender Komplexität der Organisationsstrukturen, die Sicherung des Unternehmenswachstums und der Trieb nach langfristiger Unternehmensexistenz machen die Budgetplanung zum zentralen Instrument des Managements. In einem durch laufende technologische Erkenntnisse und Fortschritte geprägten dynamischen Umfeld sowie durch die Globalisierung sind Unternehmen nur dann gewinnbringend, wenn ihre eingesetzten Ressourcen flexibel auf Marktänderungen reagieren können. Ein allgemein gültiges Konzept, welches ein Regelwerk vorgibt, existiert nicht. Individuelle Bedürfnisse der Unternehmen fordern maßgeschneiderte Lösungen und einen optimierten und standardisierten Prozessablauf. Übereinstimmung zwischen Literatur und Praxis besteht lediglich darüber, dass erst durch vorab definierte Zielwerte die Durchführung von Abweichungsanalysen ermöglicht wird. Strategien müssen mit konkreten Budgets versehen werden, denn spätestens dann muss das Management entscheiden, was sie tatsächlich realisieren möchte. Ähnliche Überlegungen führten bei der SES-imagotag GmbH dazu, die Budgetierung durch die Konzeption eines bereichsübergreifenden Bottom-Up Budgetierungsprozesses zu optimieren. In dieser Arbeit wird erhoben, wie der Prozess optimal aufgebaut sein muss. Der Kooperationspartner dieser Arbeit möchte ein von allen Bereichen akzeptiertes Budget, welches anschließend in das Konzernbudget integriert und in weiterer Folge als Entscheidungsgrundlage für das Management dient. Planungs- und kostenstellenverantwortliche Mitarbeiter werden mithilfe von Workshops von Anfang an in den Gestaltungsprozess der Budgetierung integriert, um ihre Ideen und Anforderungen zu berücksichtigen und so Akzeptanz und Motivation für die jährlich wiederholende Budgetphase zu schaffen. Um Abläufe, Schnittstellen und Abhängigkeiten grafisch darzustellen wird eine Budgetierungsroadmap konzeptioniert, welche den bestmöglichen Prozessablauf darstellen soll. Durch die individuelle Konzeption wesentlicher Planungsformulare wird gewährleistet, dass alle relevanten Informationen standardisiert aus den Bereichen an das Controlling, zur Erstellung des Gesamtbudgets, weitergeleitet werden. Diese Arbeit umfasst neben den für den Kooperationspartner individuell entwickelten Templates und konkreten Optimierungsvorschlägen auch theoretisches Wissen aus Literaturquellen. Im Rahmen dieser Arbeit wurde festgestellt, dass die Datenqualität, der vom Vertrieb geplanten Umsätze als Grundlage für die gesamte Unternehmensplanung essentiell ist. Dadurch werden Managemententscheidungen, wie beispielsweise im Risikomanagement in Bezug auf Wechselkursrisiken, beeinflusst. Den Abschluss der Arbeit bilden identifizierte Verbesserungsansätze. Zukünftig werden Instrumente moderner Budgetierungsansätze, wie das Forecasting oder Benchmarking, an Bedeutung gewinnen, da der Kooperationspartner ein schnell wachsendes technologieorientiertes Unternehmen in einem dynamischen Umfeld ist.
• Companies will only be successful in a dynamic environment, characterized by globalization and ongoing technological progress, if their resources can react flexibly to market changes. These external factors, as well as the protection of company growth, the increasing complexity of organizational structures and the willingness for long-term existences makes budget planning as a central instrument for company management. A generally valid concept of planning and budgeting, with a standardized rule set, does not exist. Individual needs of companies require tailor-made solutions and an optimized and standardized process flow. The only togetherness of literature and practice in reference to a standardization, is the fact, that conducting gap analyses are only be possible in the case of predefined target values. Strategies must be referenced with specific budgets. For this reason the management has to decide which projects they really want to implement. The master thesis deals with these questions. Similar considerations have led the partner company of this thesis to optimize budgeting by designing a bottom-up budgeting process. The co-operation partner would like to transfer a realistic and accepted budget to the mother company, the group's mother. Additionally the whole budget is the basis for lots of management decisionmakings. Planning and cost centre responsible employees are integrated into the design process right from start in order to take their ideas and needs into account. The company will create acceptance and motivation for the annually repeating budgeting phase. A budgeting road map was designed in order to draft the best possible process graphically. Due to the definition of sequences and dependencies and additionally that all persons who are involved can easily understand the whole process. The hands-on and tailor-made conception of planning forms for various areas ensure that all relevant information are passed to the controlling department in a standardized way, so that they can generate the budget for the whole company. This work includes concrete extracts from the planning forms and tailor-made proposals for optimization tools and in addition detailed theoretical basics of the subject areas. It was determined that the data quality of the sales, which is planned by the sales department, is essential as basis information for the whole entire company planning. This, for example, affects crucial management decisions, for example in risk management with regard to exchange rate risks. At the end of the thesis, identified improvement approaches are described in detail. In the near future, instruments of modern budgeting approaches, such as forecasting or benchmarking, will gain in importance for the co-operation partner, because the company is a rapidly growing technology-oriented company in a dynamic environment.