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Maria Löffler

• Die optimale Nutzung der vorhandenen personellen Ressourcen spielt in Beratungsunternehmen eine wichtige Rolle. Um dies zu erreichen, ist im Unternehmen ein Personalcontrolling zur Auftragsplanung und Auslastungssteuerung notwendig. Der Aufbau und die Umsetzung dieser Bereiche werden in dieser Arbeit konzeptioniert und am Beispiel der PKF Corti & Partner GmbH erläutert. Hierzu werden die in der Literatur genannten Controlling-Instrumente betrachtet und auf die Besonderheiten des Kooperationspartners angepasst. Eine Planung der Aufträge auf Stundenbasis ist notwendig, um die Arbeitsbelastung innerhalb einer Periode zu ermitteln und eine gleichmäßige Verteilung sicherzustellen. Hierzu sind die benötigen Leistungsstunden zu ermitteln und die Fähigkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu betrachten. Die Verteilung der Aufträge auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfolgt auf Basis dieser Informationen. Die Planung soll sicherstellen, dass ausreichend Kapazitäten zur fristgerechten Fertigstellung aller Aufträge vorhanden sind und die Arbeitsbelastung gleichmäßig verteilt ist. Die erstellte Planung ist regelmäßig anhand einer Abweichungsanalyse zu kontrollieren, um Veränderungen frühzeitig zu erkennen und die Notwendigkeit von Anpassungen aufzuzeigen. Für wesentliche Abweichungen sind die Auslöser zu analysieren und Maßnahmen zur Vermeidung zu treffen. Entstehen aufgrund der Abweichungen Kapazitätsengpässe, sind Maßnahmen zur Beseitigung dieser notwendig. Die Abweichungsanalyse ist auf Unternehmens- und Mitarbeiterebene durchzuführen, um Veränderungen in der Auslastung zu erkennen. Eine Betrachtung der einzelnen Aufträge ist sinnvoll, wenn hohe Abweichungen entstanden sind oder es sich um längerfristige Aufträge handelt. Neben den geplanten Leistungsstunden sowie den Qualifikationen und Erfahrungen sind die Gestaltung des Arbeitsplatzes, der Grad der Stellenspezialisierung, die Mitarbeiterpräferenzen und die Motivation zu berücksichtigen. Diese Faktoren sind abhängig von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern individuell zu gestalten. Die Implementierung eines umfassenden Konzeptes zur Auftragsplanung und Auslastungssteuerung ermöglicht, sofern dieses regelmäßig überwacht und angepasst wird, die effiziente Nutzung von Ressourcen, die frühzeitige Erkennung von Kapazitätsengpässen und die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen.
• The optimal use of existing personnel resources is crucial in consulting companies. To ensure this, the company should implement a management accounting system for personnel planning and capacity management. The structure and implementation of such a system are explained in this thesis using PKF Corti & Partner GmbH as an example. The controlling instruments mentioned in the literature are considered and adapted to the characteristics of the cooperating company. To determine the workload of a period and to ensure that orders are distributed evenly within a department, tasks should be planned on an hourly basis. A calculation of the required work hours for every order is necessary and the skills of the employees should be considered. Based on this information, the orders are allocated to an employee and a processing period to get an overview of the workload of one person at a specific time. This planning process ensures that the company is able to complete all orders on time and that every employee has the same amount of work. The company should use variance analysis to monitor the plan to be able to recognize changes at an early stage and to indicate the need for adjustments. If there are material deviations between the planned working hours and the actual hours charged to a task, triggers should be analysed and measures to avoid them in the future should be taken. If capacity bottlenecks arise due to the deviations, measures to eliminate them are necessary. The variance analysis is carried out for the whole company and for individual employees in order to identify changes in utilization of resources. The analysis of individual orders is appropriate if high deviations have occurred or if the processing period of an order is longer than usual. In addition to the planned working hours, the qualifications and experience of the employees other factors such as the design of the workplace, the variety of individual tasks, the personal preferences of the employees and their motivation must be considered. These factors should be designed individually for every staff member. The implementation of a comprehensive concept for order planning and capacity management, which is monitored and adjusted regularly, enables the efficient use of personnel resources and the early recognition of capacity bottlenecks and increases employee satisfaction within the company.