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Nicole Doppelbauer

• Ein optimales Zusammenspiel der einzelnen Prozesse ist die wesentliche Grundlage für einen reibungslosen Ablauf von Prozessen. Die Relevanz dieser Thematik ist auch dem Kooperationspartner, der Anton Paar Group AG, bewusst, da Prozessdokumentationen maßgeblich zur Effizienzsteigerung beitragen. Ein Prozessdokument bietet hier einen Überblick über die notwendigen Schritte zur Durchführung einer Aufgabe oder eines Prozesses. Es handelt sich dabei um ein Dokument für den internen Gebrauch, das während des Prozesses erstellt und insofern kontinuierlich aktualisiert wird. Werden diese Prozesse nicht ordnungsgemäß dokumentiert, kann es zu Problemen oder Ausfällen kommen. In diesem Zusammenhang stellt die Prozessdokumentation einen wichtigen Anhalts- und Referenzpunkt für Mitarbeitern*Mitarbeiterinnen sowie Manager*innen dar. Bis dato verfügt der Kooperationspartner über keine Prozessdokumentationen für die Erstellung des Budgets und des Jahresabschlusses, in dem die relevanten Inhalte und die in der Praxis gelebten Prozesse inklusive Deadlines und verantwortlicher Arbeitsstellen festgelegt und grafisch dargestellt sind. Somit verfügen diese beiden Bereiche des Finanzwesens aktuell über keine verschriftlichten Prozesse, welche eine einheitliche Abfolge gewährleisten. Aufgrund der Ausgangssituation beim Kooperationspartner stellt sich die Frage, wie der Prozessablauf bis dato beim Kooperationspartner erfolgt und welche Optimierungspotenziale sich durch die Dokumentation und Analyse dieser ergeben, um die Qualität und Termintreue beim aktiven Umsetzen des Prozesses nachhaltig zu sichern. Zur Klärung der Problemstellung werden die Anforderungen an eine Prozessdokumentation und -analyse durch eine umfangreiche Literaturrecherche erarbeitet und die dabei gewonnenen Erkenntnisse auf die Ausgangssituation beim Kooperationsunternehmen angewendet. Dabei wird mithilfe einer empirischen Erhebung in Form eines Interviews der Status quo der Prozessabläufe erhoben. Durch eine Prozessanalyse in Verbindung mit den sechs Dimensionen des Status quo ist es möglich, Optimierungspotenziale aufzuzeigen und davon konkrete Lösungsansätze zur Optimierung des Prozessablaufs abzuleiten. Dabei werden Maßnahmen für die Bereiche Zeitvorgaben, In- und Outputs, Zuständigkeiten und Schnittstellen des Prozessablaufs formuliert. Die Umsetzung der empfohlenen Lösungsvorschläge soll nicht nur die Qualität des Prozessablaufs sichern, sondern damit einhergehend die Effizienz innerhalb des Prozesses durch einheitliche Arbeitsprozesse und klare Regelungen verbessern sowie die Übersichtlichkeit über die Prozesse erhöhen.
• An optimal interaction of the individual processes is the essential basis for a smooth process flow. The cooperation partner Anton Paar Group AG is also aware of the relevance of this topic, as process documentation contributes significantly to increasing efficiency. A process document provides an overview of the steps necessary to carry out a task or a process. It is a document for internal use, which is created during the process and insofar continuously updated. If these processes are not properly documented, problems or failures can occur. In this context, the process documentation is an important point of reference for employees and managers. To date, the cooperation partner does not have any process documentation for the preparation of the budget and the annual financial statements, in which the relevant content and the processes used in practice, including deadlines and the responsible departments, are defined and presented graphically. Thus, these two areas of finance do not currently have any written processes that guarantee a uniform sequence. Due to the initial situation at the cooperation partner, the question arises as to how the process flow has been carried out to date at the cooperation partner and which optimisation potentials result from the documentation and analysis of this in order to sustainably ensure the quality and adherence to deadlines in the active implementation of the process. In order to clarify the problem, the requirements for process documentation and analysis are developed through extensive literature research and the knowledge gained is applied to the initial situation at the cooperation company. In the process, the status quo of the process flow is ascertained with the help of an empirical survey in the form of an interview. Through a process analysis in connection with the six dimensions of the status quo, it is possible to identify optimisation potential and derive concrete solutions for optimising the process flow. Measures are formulated for the areas of timelines, inputs and outputs, responsibilities and interfaces of the process flow. The implementation of the recommended solutions is not only intended to ensure the quality of the process flow, but also to improve the efficiency within the process through uniform work processes and clear regulations, as well as to increase the clarity of the processes.