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Andreas Eisenbock

• Die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) wird häufig durch großen Widerstand und fehlende Akzeptanz der Anwenderinnen und Anwender begleitet. Diese Arbeit hat sich zum Ziel gesetzt, zu untersuchen, welche Maßnahmen - bezogen auf das Projektmarketing - die Einführung eines DMS unterstützen können, sodass die Einführung akzeptiert, aber auch die zukünftige aktive Verwendung durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitgetragen wird. Im ersten theoretischen Teil werden die Grundlagen des Dokumenten-Managements und von DMS sowie des Projektmarketings dargestellt. Aus der angeführten Literatur geht hervor, dass Projektmarketing-Maßnahmen die Akzeptanz eines einzuführenden DMS durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstützen und dass Kommunikation sowie Information wesentlich für den Projekterfolg sind. Im zweiten praktischen Teil dieser Arbeit wird eine empirische Befragung durchgeführt, die es zum Ziel hat herauszufinden, welche konkreten Maßnahmen des Projektmarketings die Akzeptanz für ein DMS-Einführungsprojekt und die damit verbundene spätere Nutzung eines DMS durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstützen und verbessern können. Die Auswertung der Befragung ergab, dass die Einbeziehung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schon in der Analysephase und die laufende Information zum Projektfortschritt für die Befragten für die spätere Akzeptanz eines DMS wichtig sind. Die Befragung ergab ebenfalls, dass schon der Einsatz von Projektmarketing-Maßnahmen selbst zu einer besseren Akzeptanz für ein einzuführendes DMS führen kann und dass Kommunikation und Information die Basis ist, um bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Vertrauen für ein einzuführendes DMS zu schaffen. Die Forschungsfrage kann damit beantwortet werden, dass durch den Einsatz von konkreten Maßnahmen des Projektmarketings wie Informationsveranstaltungen, Schulungen, Projektbriefkästen und Workshops die Akzeptanz für ein DMS-Einführungsprojekt und die damit verbundene spätere Nutzung eines DMS durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstützt und verbessert wird.
• Implementing Document Management Systems (DMS) is often accompanied by great resistance and lack of user acceptance. This thesis aims to identify measures to support the implementation of a DMS with regards to project marketing and sustainable user acceptance. The thesis begins by exploring the fundamentals of DMS and project marketing. The literature confirms that project marketing measures and clear communication greatly support employee acceptance of a new DMS. The thesis continues with an empirical survey which investigates concrete project marketing measures which support acceptance of a new DMS implementation and its subsequent use. The survey confirms the literature: Staff involvement during the analysis phase and ongoing communication on the project progress are important for the subsequent acceptance of a DMS; project marketing measures can lead to better acceptance and communication and information is the basis for creating trust among the employees. The research question is answered by the acceptance of the new DMS and its subsequent use by employees thanks to specific project marketing measures such as information events, training courses, project mailboxes and workshops.