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Franz-Thomas Stelzel

• Aufgrund der Tatsache, dass über 60 Prozent des gesamten Budgets an österreichischen Universitäten für Personalaufwendungen benötigt werden, stehen Universitäten vor der Herausforderung, eine mittel- bis langfristige Personalstruktur- und Personalkostenplanung durchzuführen. Diese Masterarbeit zeigt, inwiefern technische Tools eine solche mittel- bis langfristige Personalplanung an österreichischen Universitäten unterstützen können und welche spezifischen Anforderungen diesbezüglich existieren. Basierend auf der Organisationsund Personalstruktur von Universitäten sowie den unterschiedlichen Kategorien der Personalplanung werden relevante Hypothesen, die zuvor aufgrund des erarbeiteten Vorwissens wissenschaftlich formuliert wurden, mittels quantitativer Forschungsmethoden geprüft. Dadurch können anhand der Untersuchungsergebnisse in Summe neun von insgesamt zehn wesentliche Anforderungen identifiziert und in Form von User-Stories formuliert werden. Beispielsweise muss ein Personalplanungstool relevante Kennzahlen, wie Personalkosten und Vollzeitäquivalente, für einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren auf Monats- und Jahresebene bereitstellen. Im zweiten Teil der Masterarbeit werden vier unterschiedliche Standard-Tools in Hinblick auf die ermittelten Anforderungen geprüft und auf deren Eignung für den Einsatz an österreichischen Universitäten bewertet. Die Ergebnisse zeigen, dass insbesondere die Tools größerer Softwarehersteller (wie SAP oder SAGE-HR) geeignet sind und alle notwendigen Basisanforderungen erfüllen. Darüber hinaus wird das an der Universität Graz entwickelte Personalplanungstool „Profilbildung durch Strukturplanung“ genauer untersucht und mittels ExpertInneninterviews zusätzlich evaluiert. Die Ergebnisse dieser qualitativen Untersuchung zeigen, dass dieses Tool ebenso alle Anforderungen erfüllt, jedoch Verbesserungspotential im Hinblick auf den Detaillierungsgrad der Datenbereitstellung sowie der Usability existiert. Sofern sich eine österreichische Universität dazu entscheidet eine elektronisch gestützte Personalstruktur- und Personalkostenplanung einzusetzen, liefert diese Arbeit die herausgearbeiteten, relevanten Basisanforderungen und nennt darüber hinaus mögliche AnbieterInnen von geeigneten Software-Produkten. Letzten Endes stellt der allgemeine Aspekt der bestmöglichen Integration eines solchen Systems in die bestehende IT-Infrastruktur eine Herausforderung dar, der sich österreichische Hochschulen stellen müssen.
• Austrian universities allocate approximately 60 percent of their budget to staffing. As in other organisations, human resources planning is therefore critically important. The main purpose of this diploma thesis is to determine both which active software tools support medium- to longterm human resources planning at universities and what the most essential requirements for these tools are. This paper analyses five fundamentally different tools, identifies the strengths and weaknesses of these tools and verifies them against the determined requirements. The results of this comparison show which of these tools are most appropriate for Austrian universities. The “PSP-HR” tool, developed by the University of Graz, is evaluated in detail. To determine the key requirements of human resource planning, managers of strategic departments and human resources departments from all Austrian universities are interviewed by means of online questionnaire. The results show there are nine key requirements for medium- and long-term human resource planning tools. Human resource planning tools should offer detailed information about personnel costs and full-time equivalents for up to five years. Tools from big software providers such as SAP or SAGE-HR achieve all the identified requirements. The “PSP-HR” tool also achieves most of the identified requirements, but has some weaknesses in terms of usability and functional range. The study concludes that if a university in Austria is choosing an existing software tool for their human resource planning process, they should opt for a comprehensive all-in-one solution which includes personnel administration, payroll accounting and human resource planning. An all-in-one solution stack is required to avoid error-prone interfaces. Due to bespoke personal planning processes, customisation of standard products is usually required.