657 Rechnungslegung
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Institut
Die digitale Kanzlei
(2022)
Im Bereich der Wirtschaftstreuhandkanzleien nimmt die Digitalisierung insbesondere auf-grund der sich verändernden Umstände, wie zum Beispiel die derzeitige COVID-Situation, einen zentralen Stellenwert ein, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Kanzlei Kleiner Eberl Brandstätter Steuerberatung GmbH (KEB) weist bisher jedoch einen schwach ausgeprägten Digitalisierungs-grad in den Kernprozessen der Buchhaltung und Bilanzierung auf. Einerseits verlaufen diese Prozesse in der Praxis nicht immer einheitlich, andererseits werden der Kanzlei die Unterlagen auf verschiedenen Wegen zur Verfügung gestellt. Für die effiziente Erhöhung des Digitalisierungsgrades müssen die Prozesse der Buchhaltung und Bilanzierung mithilfe der Digitalisie-rungsmöglichkeiten verbessert werden, um sich auf eine bestmögliche Beratung der Klienten*Klientinnen spezialisieren zu können und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.
Anhand dieser Arbeit werden die einzelnen Schwachstellen in den Buchhaltungs- und Bilanzierungsprozessen identifiziert und die Digitalisierungsmöglichkeiten genau auf die Buchhaltung und Bilanzierung abgestimmt, um im Anschluss eine Handlungsempfehlung für die Weiter-entwicklung der Digitalisierung abzugeben. Diese Arbeit soll der KEB dazu dienen, ihre Buchhaltungs- und Bilanzierungsprozesse zu optimieren sowie langfristig die Wettbewerbsfähigkeit und den Unternehmenserfolg der Kanzlei sicherzustellen.
Anhand von Beschreibungen werden im ersten Schritt die Begrifflichkeiten inklusive der aktuellen Trends und Hürden der Digitalisierung in der Steuerberatung sowie die Digitalisierungs-möglichkeiten in BMD vorgestellt. Im nächsten Teil der Arbeit wird die Ist-Situation in der Buch-haltung und Bilanzierung der Kanzlei analysiert. Im Anschluss werden die beiden Prozesse grafisch dargestellt sowie die erkennbaren Schwachstellen beschrieben, um eine Handlungsempfehlung ableiten zu können. Bei der Erstellung dieser Arbeit wurde einschlägige Fachliteratur, bestehend aus Fachbüchern und -zeitschriften, verwendet. Für die Ist-Analyse wurde auf eine Akten- und Dokumentenanalyse, eine teilnehmende Beobachtung und einen Workshop mit den Mitarbeitern*Mitarbeiterinnen der Buchhaltung und Bilanzierung zurückgegriffen.
In der KEB werden zwar vereinzelte Digitalisierungsmöglichkeiten aktiv bei einigen wenigen Buchhaltungen umgesetzt, dennoch fehlen weitere Maßnahmen. Mithilfe einer Vereinheitlichung von Prozessschritten, welche unabhängig vom Kundenstamm möglich ist, kann eine rasche Ver-besserung des Digitalisierungsgrades sichergestellt werden. Mittelfristig müssen dennoch die Kunden*Kundinnen miteinbezogen werden, indem das Arbeiten mit Importschnittstellen sowie die Kommunikation und der Datenaustausch über eine Cloud forciert wird. Die Digitalisierungsmöglichkeiten in BMD sind dennoch begrenzt, wodurch langfristig Zusatzleistungen wie Auditi oder Eurodata miteinbezogen werden sollten, um der digitalen Kanzlei einen weiteren Schritt näher zu kommen und die Margen beim Kundenstamm halten zu können.
Der digitale Wandel schreitet auch im Bereich der Buchhaltung zügig voran. Durch die vermehrte Anwendung neuer Technologien ergeben sich neben zahlreichen Chancen, welche es zu nutzen gilt, stets auch Risiken, welche nicht außer Acht gelassen werden dürfen. Um den digitalen Umbruch hin zu einer digitalisierten Buchhaltung bestmöglich zu gestalten, ist es unerlässlich, bestehende Geschäftsprozesse kontinuierlich auf deren Risiken zu analysieren, um daraus Maßnahmen zur Prozessoptimierung abzuleiten und umzusetzen.
Diese Arbeit beschäftigt sich mit der risikoorientierten Prozessoptimierung des Buchhaltungs-prozesses der Sedounik & Eder Wirtschaftstreuhand und Steuerberatungs GmbH. Der Buchhal-tungsprozess des Kooperationsunternehmens hat sich in den letzten Jahren aufgrund der Implementierung neuer Digitalisierungsfunktionalitäten der Software RZL erheblich gewandelt. Diese veränderten Prozessabläufe wurden bis dato weder dokumentiert noch auf deren Risiko- und Fehlerpotenziale analysiert.
Die Problemstellung dieser Arbeit ist daher, die Risiko- und Fehlerpotenziale der derzeitigen Hauptbuchhaltungsprozesse, bei welchen die Digitalisierungsmöglichkeiten der Software RZL bereits genutzt werden, zu erheben, zu analysieren und in weiterer Folge zweckmäßige Maßnahmen zur Prozessoptimierung abzuleiten.
Dazu wird zunächst mithilfe einer teilnehmenden Beobachtung sowie einer Daten- und Aktenrecherche die Prozessdokumentationen der drei Hauptbuchhaltungsprozesse erhoben. Diese werden in verschriftlichter und visueller Form festgehalten. Auf Basis der erstellten Prozessdokumentationen wird eine risikoorientierte Prozessanalyse der IST-Situation durchgeführt. Dabei wird zwischen digitalisierungsabhängigen und digitalisierungsunabhängigen Risiken unterschieden. Zudem wird die IST-Situation in Bezug auf vorhandene Kontrollaktivitäten analysiert. Ausgehend von den identifizierten Risiken werden Optimierungsmaßnahmen bzw. Kontrollaktivitäten zur Vermeidung bzw. Verminderung dieser abgeleitet. Neben den Beschrei-bungen der vorgeschlagenen Kontrollaktivitäten werden die Dokumente, welche bei der Durch-führung dieser herangezogenen werden sollen, erstellt. Erstellt werden unter anderem je eine Buchhaltungscheckliste pro Hauptbuchhaltungsprozess sowie eine Anleitung zur Anwendung des RZL Klientenportals.
Für den Kooperationspartner werden die Ergebnisse in einem Maßnahmenkatalog zusammen-gefasst. Dieser beinhaltet sämtliche abgeleitete Optimierungsmaßnahmen bzw. Kontroll-aktivitäten je Hauptbuchhaltungsprozess. Dieser Maßnahmenkatalog soll dem Kooperations-unternehmen als Grundlage zur Optimierung der drei Hauptbuchhaltungsprozesse dienen.
Diese Masterarbeit handelt von der bilanziellen Behandlung von spezifischen Fragestellungen in Museen der öffentlichen Hand. Im speziellen wird dabei auf die Themen der Subventionen, Umstrukturierungen und Sammlungsvermögen eingegangen. Nach einer theoretischen Aufarbeitung dieser Fragestellungen wird anhand von Befragungen von MitarbeiterInnen weiterer öffentlicher Museen die Praxisrelevanz überprüft. Als Praxisoutput wird ein Leitfaden erstellt, welcher die Empfehlungen zur Bilanzierung kompakt für den Kooperationspartner zusammenfasst.
Der Kooperationspartner dieser Masterarbeit ist die Universalmuseum Joanneum GmbH, welches das älteste und zweitgrößte Museum in Österreich ist. Um auch in Zukunft noch wettbewerbsfähig zu bleiben, wurde das Museum vor einigen Jahren als eine gemeinnützige GmbH ausgegliedert. Die Bilanzierung der ausgewählten Fragestellungen und die Beeinflussung des Eigenkapitals ist jedoch nicht einheitlich geregelt und stellt somit das Problem der Arbeit dar.
Diese Arbeit beschäftigt sich mit den grundlegenden Definitionen von Betrieben im öffentlichen Sektors und der Unternehmensform der gemeinnützigen GmbH. Weiters werden im Bereich der Subventionen die Unterschiede zwischen dem Aufwands-, Investitions- und Gesellschafterzuschuss erläutert. Bei den Investitionszuschüssen wird auch eine Unterscheidung der Methoden erläutert, welche angewandt werden können. Außerdem werden die möglichen Methoden zur Bilanzierung bei Ein- und Ausgliederungen von Teilbetrieben erläutert und wichtige Begriffe wie der beizulegende Wert erklärt. Dann wird die Problematik thematisiert, warum es so schwierig ist, Sammlungsgegenständen einen objektiven Wert zuzuschreiben. Mögliche Bewertungsmaßstäbe werden dann näher erläutert und zwei alternative Bewertungsmethoden aus der Praxis werden beschrieben. Weiters wird bei der Bilanzierung von Sammlungsvermögen wird einerseits ermittelt, ob es Sinn macht eine Sammlungsspende zu aktivieren und was das anderseits jeweils für Vor- und Nachteile mit sich bringt. Auch die Behandlung von Kunstgegenständen gemäß verschiedener Gesetzgebungen wird in dieser Arbeit thematisiert.
Im Praxisteil der Arbeit wurden mit Hilfe von Befragungen bei anderen Museumsbetrieben in Österreich festgestellt, inwiefern die theoretischen Modelle auch in der Praxis Anwendung finden. Hierbei war besonders die Auswirkung der Bilanzierung der Fragestellungen auf die Bilanz, GuV und die Abschreibungen von Relevanz. Die Befragungen ergaben, dass Investitionszuschüsse gemäß der Bruttomethode bilanziert werden und es zwei Methoden gibt bei der Aktivierung von Sammlungsschenkungen. Wertmaßstäbe zur Ermittlung von Sammlungen umfassen die Angabe durch die Schenkende Person, sowie durch Versteigerungsdatenbanken und externe Gutachten. Die Erkenntnisse des Praxisteils werden zudem in einem Leitfaden für den Kooperationspartner zusammengefasst, welcher als Hilfestellung bei der Bilanzierung herangezogen werden kann.
In den Klein- und Mittelbetrieben werden Abläufe in der Buchhaltung zum Großteil papierbasiert durchgeführt. Das resultiert zu einem großen Teil aus fehlenden Kenntnissen und mangelndem Wissen über die Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisierung in der Buchhaltung. Der wissenschaftliche Nutzen der Arbeit besteht darin, durch die Aufarbeitung der Fachliteratur und mit Hilfe empirischer Forschung die aktuellen Möglichkeiten einer digitalisierten und automatisierten Buchhaltung mit den Chancen und Risiken der Implementation in den KMU zu beschreiben und daraus resultierend Möglichkeiten und Handlungsempfehlungen zu erarbeiten. Es soll für die Unternehmen somit ein praktischer Nutzen erwirkt werden. In der hier vorliegenden Arbeit wird mit mittels einer qualitativen Untersuchungsmethode und anhand von leitfadengestützten Interviews gearbeitet. Es werden InterviewpartnerInnen befragt und mit den Literaturrecherchen zum Thema verglichen. Es wird mittels inhaltlich-strukturierter Inhaltsanalyse nach Kuckartz ausgewertet. Es werden zehn InterviewpartnerInnen befragt, davon sind sieben MitarbeiterInnen und Führungskräfte im Rechnungswesen mit zum Teil hohem Digitalisierungsgrad im Unternehmen. Drei InterviewpartnerInnen sind BeraterInnen, die ihren Blickwinkel einbrachten. Die Ergebnisse aus den Literaturrecherchen decken sich mit den Ergebnis aus den Interviews. Es ist durch die ExpertenInnen bestätigt worden, dass das Interesse an der Digitalisierung und Automatisierung der Unternehmen sehr groß ist. Es werden die Grundvoraussetzungen einer digitalisierten Buchhaltung beschrieben, welche vielfältigen Möglichkeiten es gibt, die digitalen Abläufe zu automatisieren. Die Gründe werden analysiert, weshalb bei den Unternehmen, die papierbasiert arbeiten, noch keine Umstellung stattgefunden hat. Ebenso wird ein Blick darauf geworfen, welche Herausforderungen bei einer Umstellung auftreten und welche Veränderungen im Berufsbild der BuchhalterInnen durch die Umstellung auf eine digitalisierte und automatisierte Buchhaltung stattfindet. Die Auswirkungen der Digitalisierungs- und Automatisierungsmaßnahmen werden beschrieben und es wird auf die mögliche zukünftige Entwicklung der Buchhaltung eingegangen.
Im Oktober 2015 wurde die Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung 2015 kundgemacht, eine neue Verordnung, die die Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung 1997 außer Kraft setzte. Für steirische Gemeinden änderte sich Grundlegendes in Bezug auf das Rechnungswesen. Aus der Kameralistik wurde Doppik. Seit 01.01.2020 wird in steirischen Gemeinden doppisch gebucht und mit Anfang 2021 wurde erstmals ein Rechnungsabschluss aufgrund dieser neuen Verordnung erstellt. Jede Umstellung bringt Neuerungen mit sich. Solche gravierenden Neuerungen bedeuten auch, dass Fragen auftauchen, die nur mit Unterstützung gelöst werden können. Es wird behauptet, dass durch Umstellungsarbeiten Mehraufwand entsteht. In dieser Arbeit werden die Unterschiede zwischen alter und neuer Rechtslage dargestellt. Vor allem die neuen Grundsätze für die Erstellung des Rechnungsabschlusses und die Beilagen werden genauer beleuchtet. Die Erstellung des Rechnungsabschlusses soll in Zukunft durchsichtiger und klarer werden. Die Abläufe bei der Erstellung sollen nach einem bestimmten Muster ablaufen, das sich jährlich wiederholt. Weiters soll durch die Arbeit erforscht werden, wieviel Mehraufwand die Umstellung für das Gemeindepersonal gebracht hat bzw. wie personalplanungstechnisch darauf reagiert wurde. Um die neue Materie genauer untersuchen zu können, wurden Interviews mit Personen geführt, die in die Erstellung des Rechnungsabschlusses involviert sind. Durch deren Aussagen konnte präziser auf die Probleme bei der Erstellung und auf Mehraufwendungen an Arbeitszeit in steirischen Gemeindeämtern rückgeschlossen werden. Es stellte sich heraus, dass die MitarbeiterInnen viele Schulungen in Anspruch nahmen und dass das Wissen sehr gut vermittelt wurde. Es wurde festgestellt, dass der Mehraufwand erheblich war und es auch noch viele ungeklärte Fragen in Bezug auf die neue Verordnung gibt. Diese betreffen Transparenz und Vergleichbarkeit, zukünftiges Fachpersonal und vermögenstechnische Fachfragen.