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Der digitale Wandel schreitet auch im Bereich der Buchhaltung zügig voran. Durch die vermehrte Anwendung neuer Technologien ergeben sich neben zahlreichen Chancen, welche es zu nutzen gilt, stets auch Risiken, welche nicht außer Acht gelassen werden dürfen. Um den digitalen Umbruch hin zu einer digitalisierten Buchhaltung bestmöglich zu gestalten, ist es unerlässlich, bestehende Geschäftsprozesse kontinuierlich auf deren Risiken zu analysieren, um daraus Maßnahmen zur Prozessoptimierung abzuleiten und umzusetzen.
Diese Arbeit beschäftigt sich mit der risikoorientierten Prozessoptimierung des Buchhaltungs-prozesses der Sedounik & Eder Wirtschaftstreuhand und Steuerberatungs GmbH. Der Buchhal-tungsprozess des Kooperationsunternehmens hat sich in den letzten Jahren aufgrund der Implementierung neuer Digitalisierungsfunktionalitäten der Software RZL erheblich gewandelt. Diese veränderten Prozessabläufe wurden bis dato weder dokumentiert noch auf deren Risiko- und Fehlerpotenziale analysiert.
Die Problemstellung dieser Arbeit ist daher, die Risiko- und Fehlerpotenziale der derzeitigen Hauptbuchhaltungsprozesse, bei welchen die Digitalisierungsmöglichkeiten der Software RZL bereits genutzt werden, zu erheben, zu analysieren und in weiterer Folge zweckmäßige Maßnahmen zur Prozessoptimierung abzuleiten.
Dazu wird zunächst mithilfe einer teilnehmenden Beobachtung sowie einer Daten- und Aktenrecherche die Prozessdokumentationen der drei Hauptbuchhaltungsprozesse erhoben. Diese werden in verschriftlichter und visueller Form festgehalten. Auf Basis der erstellten Prozessdokumentationen wird eine risikoorientierte Prozessanalyse der IST-Situation durchgeführt. Dabei wird zwischen digitalisierungsabhängigen und digitalisierungsunabhängigen Risiken unterschieden. Zudem wird die IST-Situation in Bezug auf vorhandene Kontrollaktivitäten analysiert. Ausgehend von den identifizierten Risiken werden Optimierungsmaßnahmen bzw. Kontrollaktivitäten zur Vermeidung bzw. Verminderung dieser abgeleitet. Neben den Beschrei-bungen der vorgeschlagenen Kontrollaktivitäten werden die Dokumente, welche bei der Durch-führung dieser herangezogenen werden sollen, erstellt. Erstellt werden unter anderem je eine Buchhaltungscheckliste pro Hauptbuchhaltungsprozess sowie eine Anleitung zur Anwendung des RZL Klientenportals.
Für den Kooperationspartner werden die Ergebnisse in einem Maßnahmenkatalog zusammen-gefasst. Dieser beinhaltet sämtliche abgeleitete Optimierungsmaßnahmen bzw. Kontroll-aktivitäten je Hauptbuchhaltungsprozess. Dieser Maßnahmenkatalog soll dem Kooperations-unternehmen als Grundlage zur Optimierung der drei Hauptbuchhaltungsprozesse dienen.