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Ein optimales Zusammenspiel der einzelnen Prozesse ist die wesentliche Grundlage für einen reibungslosen Ablauf von Prozessen. Die Relevanz dieser Thematik ist auch dem Kooperationspartner, der Anton Paar Group AG, bewusst, da Prozessdokumentationen maßgeblich zur Effizienzsteigerung beitragen. Ein Prozessdokument bietet hier einen Überblick über die notwendigen Schritte zur Durchführung einer Aufgabe oder eines Prozesses. Es handelt sich dabei um ein Dokument für den internen Gebrauch, das während des Prozesses erstellt und insofern kontinuierlich aktualisiert wird. Werden diese Prozesse nicht ordnungsgemäß dokumentiert, kann es zu Problemen oder Ausfällen kommen.
In diesem Zusammenhang stellt die Prozessdokumentation einen wichtigen Anhalts- und Referenzpunkt für Mitarbeitern*Mitarbeiterinnen sowie Manager*innen dar. Bis dato verfügt der Kooperationspartner über keine Prozessdokumentationen für die Erstellung des Budgets und des Jahresabschlusses, in dem die relevanten Inhalte und die in der Praxis gelebten Prozesse inklusive Deadlines und verantwortlicher Arbeitsstellen festgelegt und grafisch dargestellt sind. Somit verfügen diese beiden Bereiche des Finanzwesens aktuell über keine verschriftlichten Prozesse, welche eine einheitliche Abfolge gewährleisten.
Aufgrund der Ausgangssituation beim Kooperationspartner stellt sich die Frage, wie der Prozessablauf bis dato beim Kooperationspartner erfolgt und welche Optimierungspotenziale sich durch die Dokumentation und Analyse dieser ergeben, um die Qualität und Termintreue beim aktiven Umsetzen des Prozesses nachhaltig zu sichern.
Zur Klärung der Problemstellung werden die Anforderungen an eine Prozessdokumentation und -analyse durch eine umfangreiche Literaturrecherche erarbeitet und die dabei gewonnenen Erkenntnisse auf die Ausgangssituation beim Kooperationsunternehmen angewendet. Dabei wird mithilfe einer empirischen Erhebung in Form eines Interviews der Status quo der Prozessabläufe erhoben. Durch eine Prozessanalyse in Verbindung mit den sechs Dimensionen des Status quo ist es möglich, Optimierungspotenziale aufzuzeigen und davon konkrete Lösungsansätze zur Optimierung des Prozessablaufs abzuleiten. Dabei werden Maßnahmen für die Bereiche Zeitvorgaben, In- und Outputs, Zuständigkeiten und Schnittstellen des Prozessablaufs formuliert.
Die Umsetzung der empfohlenen Lösungsvorschläge soll nicht nur die Qualität des Prozessablaufs sichern, sondern damit einhergehend die Effizienz innerhalb des Prozesses durch einheitliche Arbeitsprozesse und klare Regelungen verbessern sowie die Übersichtlichkeit über die Prozesse erhöhen.