Rita Vicuinik

• Controlling ist ein zentrales Element der Unternehmenssteuerung und in unterschiedlichen Ausprägungen in Verwendung. Für die Kooperationspartnerin, ein Klein- und Mittelunternehmen, das projektbezogene Dienstleistungen für Bauprojekte erbringt, ist das Projektcontrolling von hoher Relevanz. Das Unternehmen ist in den letzten Jahren stark gewachsen und die Anforderungen an das interne Projektcontrolling haben sich dadurch verändert. Ziel dieser Arbeit ist die Modellierung eines optimierten Projektcontrolling-Prozesses, der die Anforderungen eines Multiprojektmanagements erfüllt und nicht nur auf Einzelprojektebene projektinterne und übergeordnete Steuerungsmaßnahmen während der Projektlaufzeit ermöglicht. Eine Prozessidentifikation und die vorhandenen Projektcontrolling-Dateien dienen als Grundlage für die Ist-Analyse und das Erkennen von Defiziten. Mit geeigneten Methoden der Verbesserung und den erhobenen Anforderungen und zukünftigen Herausforderungen wird der Soll-Prozess gestaltet und die Möglichkeiten der Implementierung werden erörtert. Optimierungspotenzial ist in allen Phasen des erhobenen Prozesses vorhanden. Wesentliche Änderungen liegen in der Vorbereitungsphase, die eine detailliertere Gliederung der Planung für die Durchführung des ergänzten Soll-Ist-Vergleichs erforderlich macht. Der Informationsaustausch mit dem operativen Projektmanagement ist für die Beurteilung von Abweichungen zu verbessern und der Prozess für die Steuerungsmaßnahmen ist wesentlich für den Erfolg eines Projektes. In der Endphase sind die Ergebnisse der Abschlussanalyse und die gewonnenen Erkenntnisse zu dokumentieren. Die Implementierung des Soll-Prozesses im Unternehmen kann stufenweise erfolgen. In der ersten Stufe werden die Projektcontrolling-Dateien an die neuen Anforderungen angepasst und ergänzt. Für Einzelprojekte ist der Prozess in der optimierten Variante auch mit Excel-Unterstützung umsetzbar. Die Eignung für mehrere Projekte ist auf Grund großer Datenmengen nur eingeschränkt gegeben. Deshalb sieht die zweite und dritte Optimierungsstufe den Einsatz von fertigen Software-Lösungen vor, die speziell für das Projektcontrolling entwickelt worden sind. Ein für die Kooperationspartnerin erstelltes Lastenheft definiert die erforderlichen Funktionalitäten und mittels Marktrecherche konnte eine Auswahl an potenziellen Anbieter*innen getroffen werden. Die strategische Entscheidung, welche Optimierungsstufe im Unternehmen umgesetzt wird, obliegt der Kooperationspartnerin. Zur Unterstützung der Entscheidungsfindung ist der Einsatz einer Nutzwertanalyse zu empfehlen.
• Controlling is a central element of corporate management and is used in various forms. Project controlling is highly relevant for the cooperation partner, a small and medium-sized enterprise that provides project-related services for construction projects. In recent years, the company has experienced significant growth, which has led to changing requirements for internal project controlling.The aim of this thesis is to design an optimized project controlling process that meets the requirements of multi-project management and enables both internal and overall control measures during the project period, not only at individual project level.Process identification and the existing project controlling files serve as the basis for the analysis of the current situation and identifying deficits. With appropriate improvement methods, as well as the identified requirements and future challenges, a target process is developed and options for implementation are discussed.Optimization potential was identified in all phases of the recorded process. Key changes are found in the preparation phase, which requires a more detailed planning structure to enable an enhanced target-actual comparison. The exchange of information with operational project management must be improved to assess deviations, and the process for control measures is crucial to project success. In the final phase, the results of the project closure analysis and the lessons learned are to be documented.The implementation of the target process within the company can take place step by step. In the first stage, the project controlling files are adapted and extended to meet the new requirements. For individual projects, the optimized process can be implemented with the support of Excel. However, its suitability for multiple projects is limited due to the large volume of data. Therefore, the second and third optimization stages involve the use of ready-made software solutions developed specifically for project controlling. A requirements specification created for the project partner defines the necessary functionalities, and a market analysis led to the identification of potential providers.The strategic decision as to which optimization stage will be implemented in the company lies with the project partner. To support the decision-making process, the use of a utility analysis is recommended.